Många bolag som passerar 30–40 miljoner i omsättning drabbas av samma fenomen: Man säljer mer än någonsin, men marginalerna krymper. Tillväxten har blivit en administrativ belastning. Här är berättelsen om hur ett svenskt logistikföretag slutade anställa sig ur problemet och istället byggde bort det.

---

Utmaningen: Tillväxten som åt upp vinsten

Ett etablerat bolag inom tredjepartslogistik (3PL), befann sig i en klassisk tillväxtfälla. Orderingången var stark, men för varje ny kund ökade trycket på kontorspersonalen. Administrationen bestod till stor del av att manuellt flytta data mellan transport- och lagersystem och in i bokföringssystemet för fakturering.

Innan en ny lösning togs fram kände sig personalen överbelastad, dom uttryckte att de inte han med deras faktiska arbetsuppgifter. Varje avvikelse i en leverans utlöste en kedjereaktion av mejl och telefonsamtal. Det gjorde att företaget stod inför ett kritiskt val, att anställa ytterligare två personer som kunde hantera kundtjänst och administration, eller hitta ett annat sätt att arbeta på.

Problemet: System som inte pratade med varandra

Efter en genomgång av verksamheten identifierades att problemet varken låg i personalens kompetens eller systemens kapacitet. Problemet handlade om bristen på kommunikation mellan it-systemen, ett vanligt problem som bidrar till ökad frustration och arbetsbelastning hos personalen.

• Manuella kontroller: Varje dag lades timmar på att kontrollera adresser och leveransstatus manuellt i olika portaler.
• Reaktiv kundtjänst: De flesta kundärenden var enkla frågor som personalen behövde leta upp svar på i tre olika system medan kunden väntade.
• Avsaknad av datadrivna insikter: Eftersom data satt fast i de olika systemen var det svårt för ledningen att överblicka viktiga KPI:er med aktuell data.

Lösningen: Automatiskt dataflöde utan handpåläggning

Istället för att föreslå byte av it-system, vilket är en kostsam och tidskrävande process, låg fokus på att skapa en lösning utifrån de system som redan fanns. Genom att skapa en integrationsmotor som agerade som ett intelligent lager ovanpå deras befintliga verktyg kunde dataflödet automatiseras och skötas helt i bakgrunden.

1. Dataflöde i realtid: De mest repetitiva delarna av orderflödet automatiserades först för att ge snabb ROI. Idag flyttas informationen mellan logistik och ekonomi helt utan handpåläggning.
2. Proaktiv felhantering: Med funktionallitet för att upptäcka leveransavvikelser gick företaget från att agera reaktivt till att kunna informera kunden innan kunden frågade. Systemet presenterar felet och ett färdigt lösningsförslag direkt för personalen, vilket kapade handläggningstiden med 70 %.
3. Beslutstöd i realtid: Ledningen fick en skräddarsydd överblick som visar exakt vilka uppdrag som är lönsamma och var i processen pengarna läckte ut. Med hjälp av det nya automatiserade dataflödet kunde företaget enkelt skapa beslutstöd baserat på fakta.

Resultatet: ROI som märks på sista raden

Efter sex månader var resultaten tydliga.

• Frigjord tid: 30 timmar i veckan har flyttats från manuell administration till värdeskapande kundvård och försäljning.
• Ökad skalbarhet: Bolaget har kunnat ta in två nya stora kunder med befintlig personalstyrka – en direkt besparing på ca 1,2 miljoner kronor i uteblivna lönekostnader per år.
• Snabbt resultat: Hela investeringen var betald på mindre än ett år.

---

Slutsats

Digitalisering handlar i slutändan om en sak: att ge personalen förutsättningar att göra det de är bäst på, istället för att flytta data mellan olika it-system. För det här logistikbolaget innebar det skillnaden mellan att bara växa i volym och att faktiskt växa i lönsamhet.

Vill du veta var era dolda flaskhalsar finns? > Axiom Analytics hjälper företag att identifiera och bygga bort administrativa hinder. Vi börjar alltid med en genomgång av er nuvarande situation för att se var tekniken kan göra störst skillnad.

Kontakta oss